La facturation électronique : c’est quoi ?

La facturation électronique : c’est quoi ?

La facturation électronique : c’est quoi ?

L’idée affichée par l’état (dans sa grande bienveillance) est de pousser les entreprises vers des modes de traitement plus efficaces. Et plutôt que de traiter manuellement des factures papiers qu’on s’envoie les uns les autres (ce qui est long, manuel et propice aux erreurs) pourquoi ne pas traiter les factures sous forme électronique (c’est-à-dire de fichiers) ?

 

L’autre objectif c’est surtout de combattre la fraude à la TVA puisque l’état sera à même de suivre tous les flux, des acheteurs et des vendeurs, et de préparer les déclarations pour tout le monde.

 

Donc à partir d’une certaine date, toutes les entreprises devront émettre et pouvoir recevoir des factures électroniques.

C’est quoi ?

Pour résumer : ce n’est plus une facture papier mais une facture électronique qui est traitée automatiquement (sans intervention manuelle) tout au long du chemin (émission, transfert, intégration).

 

Différents formats ont été définis. Celui dont vous entendrez parler souvent est FacturX, qui comprend une facture « classique » type facture papier (mais sous format PDF) et un fichier ajouté au PDF qui comprend toutes les informations nécessaires au traitement de la facture par un système informatique.

Comment ça va marcher ?

De manière simplifiée : vous aurez besoin d’un outil capable d’émettre des factures électroniques (par Exemple JeFacture, l’outil de l’ordre des experts comptables, capable d’émettre ce type de factures). La plupart des éditeurs sont en train de travailler dessus. Vous utiliserez cet outil pour préparer et émettre cette facture.

 

Ensuite vous passerez par une plateforme pour émettre la facturation. Cette plateforme va se charger de la contrôler, de la communiquer à l’état pour le contrôle et la préparation des déclarations de TVA et de la transférer à votre client. L’état proposera une plateforme, mais des acteurs privés sont en train de se préparer.

 

Ces plateformes pourront ainsi servir d’intermédiaires en émission et en réception. Mais l’objectif est que tous les flux clients / fournisseurs passeront par des plateformes qui seront en lien avec l’état.

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises :

  • Dès le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
  • Dès le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • Dès le 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que pour les micro-entreprises.

Ne seront bien sûr pas oubliés les assujettis non redevables de la TVA (micro-entrepreneurs et personnes morales en franchise en base de TVA) et ce afin, notamment, de contrôler les dépassements de seuils.

 

Attention : à partir de 2024 toutes entreprises devront accepter de recevoir des factures électroniques. Les dates ci-dessus concernent les obligations d’émission des factures électroniques.

Il y aura quelques exclusions:

  • Les transactions internationales ou intracommunautaires ;
  • Les transactions avec les particuliers (BtoC) ;
  • Certaines opérations sectorielles comme les prestations dans le domaine de la santé, d’enseignement et de formation, les opérations immobilières, les opérations réalisées par des associations à but non lucratif, les opérations bancaires et financières ainsi que les opérations d’assurance et de réassurance.

Mais ne vous réjouissez pas trop vite. Il va y avoir une deuxième obligation, le e-reporting qui permettra d’inclure toutes ces transactions (transactions internationales, avec des non assujettis comme les particuliers et certaines transactions type formation, etc.).

Que faut-il faire ?

Il va vous falloir cartographier vos flux et vous outils et voir si ceux-ci peuvent supporter l’émission et la réception de facture électronique.

 

Il vous faudra également identifier quelle plateforme vous allez utiliser pour la transmission des factures (pour l’instant il n’y a pas encore de liste disponible de plateformes agrées, on les appelle PDP Plateforme de Dématérialisation Partenaire).

 

Point important : il faudra mettre en place une procédure de piste d’audit fiable (ça fera l’objet d’un autre article).

Un DAF externalisé ?

Un DAF externalisé ?

Un DAF externalisé ? Mais qu’est-ce donc ? C’est qui ? Pourquoi faire ? A partir de quand ? Beaucoup de questions auxquelles je vais essayer d’apporter quelques réponses.

Pour faciliter la question, il y a 2 grands rôles dans une direction administrative et financière :

  • Un rôle d’office manager
  • Un rôle de directeur financier

Le premier existe dans tous les sociétés petites ou grandes. Le deuxième commence à apparaitre à une certaine taille.

Ces deux rôles de toute façon doivent être tenus. Quand la société est plus petite le directeur administratif et financier fait tout. Quand elle grossit il va commencer à s’entourer…

L’office manager

Même les structures les plus petites ont des tâches administratives :

  • Gestion des clients (facturation, suivi des paiements)
  • Gestion des fournisseurs (saisie des achats, préparation des paiements, traitements des notes de frais)
  • Gestion de la banque (suivi des mouvements, rapprochement compta, suivi des pièces)
  • Gestion des bureaux ((suivi des matériels, archivage des documents)

Voilà : tous ces travaux doivent être faits. L’expert-comptable s’il vous fait la tenue, va faire la comptabilisation et rouspéter s’il manque des pièces (tout expert-comptable aime rouspéter pour les pièces c’est notre vie) mais il ne va pas gérer ces éléments. Donc qui va le faire ? Oui vous le dirigeant.

Quand vous êtes tout seul ou avec un salarié et peu de flux ça pose peu de problèmes. Mais disons qu’au-delà de 4/5 salariés et 300kEuros de CA, vous arrivez à un volume où ça devient un mi-temps (au moins) et surtout ça devient très chronophage si ça n’est pas en fait régulièrement (tous les jours).

La personne idoine c’est la secrétaire comptable : elle gère cette partie-là, prépare les documents, suit les demandes, gère l’expert-comptable qui rouspète etc. Vous pouvez le faire mais est-ce une gestion optimale de votre temps ?

Le Directeur financier

Si vous société grandit le travail de votre office manager aussi. Ça devient un poste entier. Puis une personne sur les clients et une sur les fournisseurs etc. Le volume à traiter grossit et donc votre département.

Mais une deuxième série de problèmes commence à apparaitre. Problèmes beaucoup plus techniques que l’office manager ne va pas savoir gérer. Et c’est là où le DAF apparait :

  • Gestion et pilotage de la trésorerie: mise en place d’un prévisionnel et suivi. Gestion du haut de bilan et du BFR
  • Digitalisation et optimisation des process: identification des outils et mise en place, mise en place, suivi du contrôle interne
  • Pilotage de l’activité et de la performance. Partie clé qui va comprendre le prévisionnel, le suivi de la performance (comptabilité analytique et reporting), gestion des partenaires (client, fournisseur, expert-comptable et commissaire aux comptes), suivi des problèmes techniques (clôture, fiscalité)
  • Pilotage des RH. Si votre société grandit, les problématiques sociales aussi (conflits, instance représentative, réglementation, optimisation du cout du personnel). Il faut aussi animer et développer l’équipe comptable et administrative (formation, coaching, etc.).

C’est plus difficile à quantifier et il est difficile de donner une règle mais disons que quand vous entrez dans la catégorie des PME (plus de 10 salariés 2M d’euros) ces problématiques sont définitivement là. Quand vous passez de TPE à PME le besoin apparait graduellement (la frontière est poreuse).

Un DAF à plein temps coute cher. Disons qu’au-delà de 5/6 M d’euros et / ou 50 salariés vous aurez un DAF à temps plein. Un DAF à temps partagé peut être intéressant quand vous n’êtes plus une TPE mais n’avez pas encore l’assise financière pour avoir quelqu’un à temps plein.

C’est une intervention qui va commencer de manière période (souvent ça démarre 1 jour par semaine).

Quel professionnel ?

Il existe différents profils. On peut en distinguer deux principaux.

Ce peut être un ancien DAF qui a décidé de passer à ce mode de travail (ils ont souvent alors d’expérience ce qui leur permet de prendre les choses en main et d’avoir un impact de manière plus rapide). Il peut souvent avoir une connaissance meilleure de votre métier La question se pose alors sur ces connaissances financières, fiscales ou sociales.

Un expert-comptable peut aussi gérer ce genre de problème. Il sera plus à l’aise sur toutes les problématiques techniques fiscales et sociales, négociations avec les banques. Cependant il pourra lui manquer la connaissance métier de votre secteur (les chiffres ce n’est pas tout non plus). Bref ça va être une question d’arbitrage en fonction de la spécificité de votre activité.

Ils peuvent intervenir à différents moments :

  • Quand votre société est en phase de démarrage, pour mettre en place un office manager. Ce sera alors une mission ponctuelle. Cette étape est clé car elle vous permettra d’absorber « proprement l’activité et la croissance » et de mieux savoir quand passer à l’étape suivante.
  • En phase de croissance. Nous sommes dans une vraie mission de DAF externalisée. Votre société a grossi et le DAF va vous aider pour le suivi et le pilotage de votre activité, pour mieux analyser avec vous votre trésorerie et votre création de valeur. Il s’occupe de gérer les problématiques techniques et va s’occuper de la veille technologique.
  • En phase de turbulence (ça arrive) : mise en place d’un plan de restructuration, procédure collective, recherche d’un financement. Dans ce dernier cas ce sont souvent des managers de crise qui ont une expérience spécifique dans ce genre de situation.
  • Ils peuvent intervenir aussi pour un audit de votre fonction administrative (en particulier en cas de problématique d’efficacité ou de fraude etc.)

La rémunération du dirigeant Art 62

La rémunération du dirigeant Art 62

En France nous aimons faire dans le compliqué. Parlons donc de la rémunération des dirigeants touchés par l’article 62. Pour eux il existe des solutions pour la mise en place d’une retraite car ce qui vous attend n’est guère réjouissant sauf si vous voulez pratiquer une vie d’ascèse dans la médiation et le refus de la société de consommation.

Eunomia Audit, société d’expertise comptable basée sur Nice et sur Paris, est là pour vous accompagner et voir quelles sont les meilleures solutions en fonction de votre situation.

 

Les rémunérations Art 62

D’abord, qui est concerné :

  • Les gérants majoritaires des sociétés à responsabilité limitée (SARL) n’ayant pas opté pour le régime fiscal des sociétés de personnes (bref les SARL restant à l’IS)
  • Les gérants majoritaires des exploitations agricoles à responsabilité limitée (EARL) ayant opté pour l’impôt sur les sociétés (IS)
  • Les entrepreneurs individuels à responsabilité limitée (EIRL) soumis à un régime réel d’imposition ayant opté pour l’IS
  • Les gérants associés commandités des sociétés en commandite par actions (SCA)
  • Les associés des sociétés en nom collectif (SNC), des entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL), des EARL ayant opté pour l’IS, les associés commandités des sociétés en commandite simple (SCS), les membres des sociétés en participation et des sociétés de fait, lorsque ces sociétés ou entreprises ont opté pour l’IS
  • Les associés, gérants ou non, de certaines sociétés civiles de personnes à caractère non commercial, ayant opté pour l’IS, comme par exemple les sociétés civiles professionnelles (SCP)

Attention : ça ne couvre pas les sociétés civile ayant une activité immobilière (les SCI).

 

Quelle rémunération et comment déclarer ?

En gros : à peu près tout.

  • Les appointements fixes ou proportionnels (bref, ce que vous versez régulièrement)
  • Les allocations, indemnités ou gratifications versées par la société
  • Les avantages en nature alloués (logement, véhicule, etc.) ou en espèces (prise en charge des cotisations sociales obligatoires ou facultatives, primes d’assurances, etc.). Oui tout.
  • Les allocations, remboursements ou indemnités forfaitaires pour frais.
  • Les indemnités, primes ou allocations servies au dirigeant, notamment au moment où il quitte ses fonctions et les indemnités versées au titre de la prévoyance complémentaire (revenu de remplacement). Ca inclut également les indemnités temporaires de maladie ou d’accident du travail (AT) ainsi que les indemnités pour maladie longue

Comment déclarer :

Les rémunérations versées aux gérants et associés relevant de l’article 62 du CGI doivent être déclarées dans la rubrique traitement et salaires.

Vous pourrez retirer les cotisations sociales obligatoires aux caisses des indépendants et des libéraux et éventuellement, ses cotisations et primes versées :

  • Aux contrats de retraite supplémentaire de type plan d’épargne retraite individuel, et de prévoyance complémentaire de type « Madelin »
  • Aux régimes facultatifs de Sécurité sociale mis en place par les caisses obligatoires dont ils relèvent

Le revenu imposable est augmenté de la CSG-CRDS non déductible. Oui je sais c’est vraiment désagréable, c’est vraiment une double dose…

Dans sa magnanimité, l’administration vous permet de bénéficier de la déduction de 10% (ou des frais réels justifiés mais en rajoutant alors les allocations et remboursement de frais).

 

Quelles sont les cotisations sociales ?

Les cotisations sociales des gérants sont en principe à la charge des intéressés mais la société peut prendre en charge les cotisations sociales de son gérant (ca vous permettra de faire une économie d’impôt, toujours bon à prendre compte tenu de ce que l’état se sert).

 

Les cotisations des gérants dépendent des TNS (Travailleur Non Salarié). Elles sont quand même moins lourdes que pour les salariés (notamment car vous ne cotisez pas pour pole emploi car vous n’y avez pas droit). Mais en moyenne on va atteindre 45% de la rémunération nette (on atteint facilement plus de 70% pour les salariés en incluant les charges salariales et patronales).

 

L’assiette des cotisations sociales correspond au revenu professionnel retenu pour le calcul de l’impôt sur le revenu, mais avant application de la déduction des cotisations sociales complémentaires facultatives.

 

Il faut noter que depuis le 1er janvier 2013, le dirigeant soumis à l’article 62 du CGI ne peut plus déduire forfaitairement de sa rémunération (à hauteur de 10%), ses frais professionnels pour déterminer l’assiette de calcul de ses charges sociales. Cependant, la déduction de ses frais réels reste possible. Oui je sais c’est mesquin mais avec l’état les déductions admises ne durent jamais longtemps (à la différence des impositions temporaires, l’administration fiscale à tendance à les oublier).

 

Eunomia Audit, expert-comptable sur Nice et Paris, assiste les sociétés et leur dirigeant dans le pilotage de leur rémunération. En coopération avec Eunomia Assur, nous pouvons également définir quels seraient les meilleurs contrats à mettre en place (ce sera l’objet d’un autre article).

Le chômage du dirigeant

Le chômage du dirigeant

Nous aimons être porteur de sujets qui sont optimistes. C’est un point souvent négligé. En effet le dirigeant de société n’a pas droit au chômage car il n’est pas en situation de subordination (critère central pour que l’assurance chômage pole emploi fonctionne). Cependant des solutions existent.

Eunomia Audit, société d’expertise comptable sur Nice et sur Paris, en coopération avec Eunomia Assur, société d’assurance membre du groupe Eunomia, vous aide pour les choix nécessaires et leur traitement comptable et fiscal.

 

L’assurance chômage du dirigeant : qu’est ce que c’est ?

L’assurance privée Chômage / Perte d’emploi du dirigeant couvre le chef d’entreprise, dirigeant ou mandataire social en cas de perte involontaire de son emploi.

Que vous soyez dirigeant ou mandataire social, vous n’êtes pas à l’abri d’une révocation de votre mandat pour diverses raisons, décidée par vos associés ou actionnaires. En fonction des cas, la révocation peut être justifiée ou non. En outre, à l’inverse de ces derniers, ils n’ont (pour la majorité) pas le droit aux allocations d’assurance chômage.

La solution pour palier ce problème est alors de souscrire à une assurance chômage « volontaire » dédiée aux chefs d’entreprise.

 

L’assurance chômage du dirigeant : ca couvre quoi ?

La perte involontaire d’activité peut être consécutive à de nombreux événements touchant l’entreprise. On peut remarquer deux axes : une contrainte économique, comme par exemple :

  • Une liquidation judiciaire.
  • Une cession judiciaire.
  • Une restructuration.
  • Une dissolution à la suite de difficultés économiques.
  • Un redressement judiciaire.

Ce peut être aussi du à une révocation ou un non renouvellement du dirigeant.

 

L’assurance chômage du dirigeant : A qui s’adresse-t-elle ?

On peut distinguer deux grands types de population :

 

Le travailleur non salarié. Chef d’entreprise exploitée en nom personnel exerçant

  • Artisan et Commerçant inscrit au registre du commerce ou au répertoire des métiers,
  • Profession libérale inscrite au régime social des indépendants,

 

Mandataire social : Dirigeant de société (Président, Gérant, Directeur Général):

  • SAS, SA, SARL etc. en forme individuelle ou à plusieurs associés
  • Gérants majoritaire de SARL ou EURL

 

L’assurance chômage du dirigeant : quelles garanties?

Les indemnités seront exprimées sous forme de pourcentage des revenus fiscaux N-1. Cela peut inclure revenus et dividendes dans une certaine limite. En fonction du contrat vous allez garantir un certain pourcentage sur une certaine durée (naturellement plus la durée ou le pourcentage augmente plus le cout de la prime augmente).

 

L’assurance chômage : quel traitement ?

Les indemnités perçues ne seront pas soumises à l’impôt sur le revenu si l’ex-dirigeant d’entreprise est assimilé salarié (dirigeant société type SA, SAS, mandataire . Elles seront en revanche imposables pour les dirigeants non-salariés (gérant SARL, travailleur individuel), les cotisations étant déductibles (en partie) au titre de la loi Madelin. Vous pouvez aussi opter pour la non déductibilité. Le cas échéant, les indemnités ne seront pas fiscalisées à l’IR, au même titre qu’un dirigeant assimilé salarié.

Attention, lorsque vous choisirez votre contrat, au délai de carence prévu.

Il s’agit en fait des cotisations Madelin (qui couvrent la protection des dirigeants : retraite, prévoyance, santé et chômage). Ils incombent théoriquement au dirigeant mais peuvent être pris en charge par la société. Ils sont partiellement déductible fiscalement et sont soumis aux cotisations sociales (et oui, la France…).

 

En synthèse

C’est une assurance. Comme toutes les assurances, c’est aussi en fonction du profil risque de chacun. Chacun veut être plus ou moins couvert. Cependant, prenez bien en compte votre situation personnelle : que faites-vous si vous perdez votre poste (révocation) où que vous avez un accident. Ne rien prendre est risqué. Quel montant prendre est à discuter en fonction de votre situation financière, fiscale, patrimoniale mais nous serons là pour en discuter.

Les frais de déplacement des dirigeants

Les frais de déplacement des dirigeants

Sujet de bonheur pour l’administration fiscale (qui refuse la déductibilité) et l’URSSAF (qui les traite comme de la rémunération avec des charges sociales), c’est à traiter avec attention.

Le principe : oui les frais de déplacement peuvent être remboursés par l’entreprise. Mais attention la frontière avec des compléments de salaire est poreuse. Et c’est là que les problèmes car on passe très vite (mais alors très très vite) de l’un à l’autre. Eunomia Audit, votre expert comptable sur Paris et sur Nice, vous aide à traiter ces éléments.

Aux yeux de l’administration, vous rembourser les déplacement « inhabituels » oui. Vous octroyer un complément de salaire non (enfin oui mais avec les charges). Et bien sur ca varie en fonction du type de l’entreprise (vous pensiez pas qu’on allait faire simple).

 

Quels sont les principes ?

On peut retenir 3 grands principes :

  • Les frais ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise,
  • Les frais sont appuyés d’un justificatif (facture, note de frais, …),
  • Le remboursement s’effectue à l’euro près. (Les frais remboursés sous forme d’un forfait sont imposables).

N’hésitez pas à approcher Eunomia Audit, votre expert comptable sur Nice et sur Paris, vous accompagne sur le traitement.

 

Les frais de déplacement de l’entrepreneur individuel

Qu’il perçoive des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou non commerciaux (BNC), le dirigeant d’une entreprise individuelle peut déduire de son résultat imposable les dépenses liées à son activité professionnelle, réglées sur la trésorerie de l’entreprise ou sur ses fonds personnels.

 

1) Frais de transport domicile/travail

Sont toujours déductibles les frais correspondant à la distance séparant le domicile et le lieu de travail à concurrence des 40 premiers kilomètres. La déduction du surplus est accordée, si la preuve de circonstances particulières liées à l’emploi ou à des contraintes familiales ou sociales est rapportée : raisons de santé, écarts de coût du logement…

 

2) Déplacements professionnels des libéraux (BNC)

Les frais liés aux autres déplacements professionnels de l’entrepreneur titulaire de BNC sont, en principe, déductibles pour leur montant réel. Le fisc admet toutefois certaines évaluations forfaitaires.

 

a) Véhicule appartenant à l’entrepreneur

Même si le véhicule est conservé dans le patrimoine privé de l’entrepreneur, le fisc admet que les frais de voiture particulière et de deux-roues, utilisés à usage mixte (le véhicule ne peut donc être un utilitaire) soient déduits, proportionnellement à l’usage professionnel, en les évaluant à partir du barème kilométrique annuel.

 

b) Véhicule loué ou en crédit-bail

Le professionnel libéral ne peut opter pour une évaluation basée sur le barème kilométrique qu’en renonçant à déduire les loyers de son résultat fiscal. A défaut, les frais sont évalués à leur valeur réelle, sauf les frais de carburant qui peuvent être évalués à partir du barème « Frais de carburant » officiel.

 

3) Déplacements professionnels des titulaires de BIC

Artisans, industriels et commerçants ne peuvent pas utiliser le barème kilométrique pour se faire rembourser leurs frais, ceux-ci doivent être remboursés sur la base des frais réels. En revanche, s’ils optent pour une comptabilité super-simplifiée, ils peuvent évaluer de façon forfaitaire à partir du barème officiel les frais de carburant consommé lors de déplacements professionnels avec un véhicule à usage mixte. Les autres frais sont retenus pour leur montant réel.

Eunomia Audit, expert comptable sur Nice et sur Paris accompagne l’entrepreneur individuel dans le traitement des frais de déplacement.

 

B. du gérant de SARL

Le gérant qu’il soit minoritaire ou majoritaire peut utiliser un véhicule de fonction ou son véhicule personnel.

 

1) Véhicule de fonction

Lorsqu’un dirigeant utilise un véhicule mis à sa disposition par sa société (dont elle est ou non propriétaire), les dépenses liées à son usage professionnel sont directement supportées par l’entreprise et déductibles de son résultat. Néanmoins, les amortissements de véhicules de sociétés ne sont déductibles qu’en partie.

Le dirigeant a la possibilité d’utiliser aussi le véhicule à titre privé, il bénéficie alors d’un avantage en nature imposable et soumis à cotisations.

 

2) Véhicule personnel et remboursements de frais

Si le dirigeant utilise son véhicule pour ses déplacements professionnels, la société doit lui rembourser ses frais qui seront déductibles du résultat imposable de l’entreprise. Les frais peuvent être remboursés au réel ou selon le barème d’indemnité kilométrique.

 

3) Impact sur l’imposition personnelle du dirigeant

Pour le calcul de l’IR du dirigeant, l’ensemble de ses frais professionnels fait l’objet :

  • soit d’une déduction forfaitaire de 10%. ;
  • soit de la déduction des frais réels.

L’utilisation d’un barème ne dispense pas le dirigeant de justifier la réalité de ses déplacements professionnels.

De plus, si le dirigeant opte pour la déduction fiscale de ses frais réels, les sommes qui lui sont versées à titre de remboursement doivent être déclarées et soumises à l’impôt sur le revenu.

Eunomia Audit, expert comptable sur Nice et sur Paris, accompagne les SARL.

 

C. du président de SAS

C’est assez semblable au dirigeant de SARL. Les dirigeants de SAS utilisant leur voiture personnelle pour des missions professionnelles peuvent se faire rembourser les frais de déplacement sur le réel ou en fonction des kilomètres parcourus. Les remboursements kilométriques prennent en compte le carburant consommé, les primes d’assurances ainsi que l’entretien courant. Si le président du SAS est propriétaire du véhicule, il peut également inclure dans les frais kilométriques les frais de location ou de crédit-bail.

Il est à noter que les kilomètres à retenir sont ceux qui ont été effectués dans le cadre d’un déplacement professionnel, à condition de pouvoir les justifier, ainsi que ceux parcourus pour se rendre de son domicile vers le lieu de travail. Ces derniers ne sont toutefois admis que dans la mesure où il ne fait qu’un seul aller-retour par jour (dans la limite de Km).

Eunomia Audit, expert comptable sur Nice et Paris, assiste les SAS et leur dirigeant dans le traitement des frais.

Quelles sont les qualités requises pour un expert-comptable pour Startup à Nice et Paris ?

Quelles sont les qualités requises pour un expert-comptable pour Startup à Nice et Paris ?

Au-delà de son expertise métier, un comptable pour startup sur Nice et Paris se doit de comprendre la culture et le référentiel de l’entrepreneur créateur de startup. Il avoir en tête des problématiques de flexibilité et de gestion de la croissance (et donc du BFR).

En effet, les besoins de ces entrepreneurs innovants dépassent les traditionnelles prestations de gestion comptable, de gestion de la paie, de déclarations fiscales et de l’établissement des comptes annuels et de la liasse fiscale.

Nous l’avons compris, et nous avons adapté notre offre start-up aux choix spécifiques et au mode de fonctionnement des créateurs et fondateurs. Pour cela, contactez votre expert-comptable start-ups sur Nice et Paris.

Les créateurs deExpert-comptable pour Startup à Nice et Paris startups à Nice et Paris, une clientèle singulière

Un créateur de startup sur le 06 et le 75 est un entrepreneur innovant qui vise un développement rapide et qui n’hésite pas à prendre des risques élevés, mais bien calculés. Dans ce sens, son cabinet comptable doit savoir conseiller tout en ayant assimilé ces choix et s’y adapter.

Notre accompagnement de start-ups sur Nice et Paris est taillé sur mesure. Pour un accompagnement sur mesure; contactez votre expert-comptable à Nice ou expert-comptable à Paris. D’abord, nous les orientons vers le meilleur statut juridique et les assistons pour l’élaboration de leur business plan. À cet égard, nous avons conscience qu’un business plan doit être convaincant et bien fourni en indicateurs financiers pour une levée de fonds réussie.

La hantise des créateurs de start-up s’appelle « comptabilité et gestion de la liasse fiscale et de la paie ». Ils ont bel et bien conscience que c’est impératif pour un développement sain de leur business. Toutefois, ils préfèrent déléguer complètement cette mission à leur comptable et dédier leur énergie à l’innovation. Tant mieux, nous mettons avec forte motivation notre expertise à leur disposition, car il nous tient à cœur de participer à la réussite des jeunes entrepreneurs niçois et parisiens !

Les prestations de notre cabinet comptable pour startup à Nice et Paris

Notre cabinet d’expert-comptable pour startup à Nice et Paris a cumulé une véritable expertise dans l’accompagnement des porteurs de projets innovants. Leurs besoins sont multiples et nous les couvrons quelle que soit leur nature :

  • comptabilité : gestion comptable, déclarations fiscales, comptes annuels et tous les travaux de comptabilité ;
  • sociale : gestion de la paie ;
  • juridique et fiscale : liasse fiscale et PV des assemblées générales ;
  • création : statut juridique, choix du statut de l’entrepreneur (entreprise individuelle, SARL…), business plan ;
  • conseil : tableaux de pilotage, opportunités de financement public et privé, contrôle de gestion.

Au-delà de tous ces services d’expert-comptable, nous visons particulièrement à établir une relation de proximité avec nos clients fondateurs d’entreprises innovantes sur Nice et Paris et dans tout le 06 et 75. Nos collaborateurs ont pour consigne d’être très réactifs à leur demande : nous respectons et admirons l’agilité qui les caractérise.

Notre promesse aux créateurs de start-ups niçoises et parisiennes

Notre promesse aux créateurs de projets innovants est que nous serons des partenaires fiables aussi bien pour la création que pour le développement de leur startup.

Pour la phase création, nous nous engageons à étudier avec soin la faisabilité de votre projet. À ce propos, nous avons cumulé une bonne expérience dans les secteurs de prédilection des start-ups. De même, nous vous aidons à définir avec précision vos besoins de financement et vous éclairons sur les aides auxquelles vous avez accès et droit. Mieux encore, nous sommes disposés à vous assister lors de vos négociations avec vos bailleurs de fonds (la présence d’un expert-comptable engagé peut être perçue comme un gage de sécurité).

Après le démarrage de votre projet, nous sommes à vos côtés pour optimiser votre organisation comptable. De plus, nous mettons en place pour vous tous les outils de gestion nécessaires pour avoir une bonne vision de l’évolution de votre affaire.

Grâce à notre accompagnement, vous pouvez vous consacrer au développement de votre startup et innover plus (c’est votre carburant !). Nous vous déchargeons du volet administratif, comptable, fiscal et social de la gestion de votre entreprise.

Par ailleurs, nous remplissons avec sérieux notre rôle d’observateur externe objectif et non-complaisant ! Cela fait aussi partie de la mission d’un allié fiable.

Nous sommes disposés, outillés et motivés pour partager votre belle aventure. Contactez notre cabinet d’expert-comptable pour startup à Nice et Paris, nous nous ferons un plaisir de vous répondre.

Produisons les fichiers des écritures comptables (FEC)

Produisons les fichiers des écritures comptables (FEC)

Le fichier des écritures comptables (FEC) c’est un fichier qui doit être mis à la disposition de l’administration fiscale en cas de contrôle. C’est un outil qui nécessaire pour le contrôle fiscal informatisé (arrêté du 29/07/2013) et qui obligatoire depuis le 1er janvier 2014.

fichier des écritures comptables

À quoi ça sert?

Il sert de référence pour les données comptables. Il permet de lutter contre la fraude fiscale. La génération de ce fichier permet de garantir l’intangibilité des données de comptabilité, selon le principe de la permanence de la preuve.

Ainsi, le FEC est obtenu à partir de l’export des écritures comptables validées. Une fois édité, les écritures pour l’exercice ne sont plus modifiables. Mais ça n’est pas tout : il est aussi l’assurance d’avoir une comptabilité conforme ! Le FEC est le reflet de votre comptabilité. Aussi, un FEC sans erreur ou incohérence garantit une comptabilité bien gérée. Vous serez sûr de piloter votre entreprise à partir de chiffres exacts.

Dois le faire même si je n’ai pas de contrôle fiscal en vue ?

Tout simplement oui. De plus, le FEC doit être conforme lors de sa mise à disposition auprès du contrôleur fiscal. Il est donc plus prudent de vous assurer de sa conformité avant plutôt que pendant le contrôle fiscal, moment où vous aurez de nombreuses autres procédures à mettre en place.

De plus il est obligatoire de le sortir en même temps que la liasse fiscale. L’administration peut refuser un fichier généré (qui signifie que votre comptabilité est alors figée).

Quel impact a ce fichier sur ma comptabilité ?

Le FEC, tout comme l’ensemble des nouvelles règlementations mises en place récemment, impacte la comptabilité mais aussi indirectement la gestion commerciale. Cependant, le traitement et la génération du fichier sont pris en charge par le logiciel de gestion et pour l’utilisateur, l’impact est quasi nul.

Le FEC sous-entend de garder une trace de toute la gestion. Il faut donc pouvoir justifier de l’ensemble des documents commerciaux édités par l’entreprise.

Ce document regroupe des données qui serviront au vérificateur de comptabilité de :

  • Vérifier la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales
  • Optimiser le temps lors du contrôle
  • Automatiser les opérations de contrôle
  • Réaliser des contrôles plus efficaces
  • Détecter facilement les anomalies présentes dans la comptabilité d’une entreprise donnée

Le FEC est directement généré depuis le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Sinon dans le cas où l’entreprise externalise sa comptabilité, c’est l’expert-comptable à Paris en charge qui le fournit.

Comment le FEC est-il généré ?

Dans les logiciels de comptabilité EBP, le fichier est automatiquement édité en plus des archivages existants, au moment de la clôture. Il est donc théoriquement prêt à être fourni au contrôleur fiscal en cas de contrôle, s’il le demande. Attention, parfois, le contrôleur peut exiger que l’export soit réalisé avec lui, ce qui signifie que vous avez tout intérêt à avoir validé précédemment la conformité de son contenu et à avoir réalisé des tests.

Comment être sûr que le fichier généré est conforme ?

Pour vérifier que le fichier est bien généré « dans les règles de l’art », il existe un outil de test fourni par l’Administration et disponible sur le site des impôts, à l’adresse suivante :

http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec

Cet outil a vocation de prévenir et non guérir et signale les éventuelles erreurs.

Que contient le fichier des FEC

Le document fourni à l’administration fiscale doit comporter différents éléments retraçant la comptabilité de l’entreprise. Cet ensemble d’informations est prédéfini par Article L47 A. Parmi ces informations, on retrouve des éléments tels que les numéros de comptes généraux et auxiliaires, les libellés, les numéros de pièces, les montants au débit et au crédit… Au total ce sont les 18 informations listées ci-dessous qui doivent figurer sur ce fichier.

Le fichier doit comprendre les 18 informations suivantes :

  • Code journal de l’écriture comptable
  • Libellé journal de l’écriture comptable
  • Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
  • Date de comptabilisation de l’écriture comptable
  • Numéro de compte
  • Libellé de compte
  • Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
  • Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
  • Référence de la pièce justificative
  • Date de la pièce justificative
  • Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
  • Montant au débit
  • Montant au crédit
  • Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
  • Date de lettrage (à blanc si non utilisé)
  • Date de validation de l’écriture comptable
  • Montant en devise (à blanc si non utilisé)
  • Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

Le secrétariat juridique, part de la comptabilité ?

Le secrétariat juridique, part de la comptabilité ?

Vous décidez de vous lancer et vous créez votre société. Même si vous êtes seul EURL, SASU) il y a des obligations juridiques et comptables qu’il faut respecter car ce sont elles qui prouvent que votre société existe vraiment.

Le secrétariat juridique, service apporté par votre expert comptable à Paris permet de vous assister dans ces démarches administratives et juridique. Il vous renseigne et vous accompagne, en même temps et de façon coordonnée avec vos obligations comptables.

secrétariat juridique nice

Pourquoi travailler avec un secrétariat juridique ?

Travailler avec un secrétariat juridique proposé par votre expert comptable en externe vous permettra de vous décharger de toutes les tâches quotidiennes et traditionnelles de secrétariat afin que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre travail et à vos clients. Souvent ces démarches sont faites en parallèle de la vie de la société et de la clôture des comptes et de votre comptabilité.

De plus, le secrétariat juridique de Eunomia Audit possède une parfaite connaissance de la bureautique moderne (gestion des bases de données principalement). Ses horaires de travail s’adaptent aux besoins de l’entreprise.
Organisé, méthodique et disponible, nous avons l’esprit d’initiative et une forte capacité d’adaptation. Nous savons aussi faire preuve d’une grande discrétion.

Quelles sont les missions effectuées

Les principales fonctions du secrétariat juridique proposé par l’expert-comptable sont :

  • Préparation et classement des dossiers clients
  • Compte rendu des dossiers
  • Gestion des rendez-vous et de l’emploi du temps des juristes
  • Classement et archivage des dossiers clients
  • Recherche de documentation
  • Gestion du courrier et des mails
  • Recouvrement de créances
  • Suivi du règlement des factures
  • Gestion et relance des impayés (qui doivent répondre à un formalisme défini)
  • Mise en page et saisie de texte
  • Saisie d’actes et de constats
  • Organisation et participation aux réunions, rédaction des comptes-rendus

Quels sont les registres obligatoires pour votre société et votre comptabilité ?

Il y en a trois pour les sociétés.

Le registre des mouvements de titres

Le registre des mouvements de titres ne concerne que les sociétés par actions : sociétés anonymes (SA) et sociétés par actions simplifiées (SAS). Ce registre reprend toutes les opérations sur le capital social : cessions d’actions, donations d’actions, apports d’actions, etc.

Le registre des bénéficiaires effectifs

Depuis août 2017, dans un but de lutte contre le terrorisme et le blanchiment d’argent, toutes les sociétés ont l’obligation de tenir un registre des bénéficiaires effectifs. On parle de bénéficiaire effectif pour désigner toute personne physique qui détient directement ou indirectement une société à plus de 25%.

Attention il ne faut pas négliger cet aspect : l’identification des bénéficiaires effectifs est un élément fondamental surveillé par l’administration fiscale notamment dans le cadre de la lutte contre l’évasion fiscale.

Le registre des assemblées générales ou des décisions

Toutes les sociétés doivent tenir un registre des décisions notamment dans le cadre des assemblées générales annuelles qui restent obligatoires même si vous êtes le seul actionnaire. Ce registre vise à conserver les procès-verbaux de toutes les délibérations des associés. Les assemblées d’associées ou d’actionnaires de la société doivent en effet faire l’objet d’un procès-verbal décrivant les décisions prises. Ces décisions doivent être intégrées au registre des décisions de la société.

Cette obligation concerne également les sociétés unipersonnelles (SASU, EURL) .Il s’agit des registres des décisions de l’associé unique.

N’oubliez l’obligation de procéder à la conservation des documents comptables, et ce pour une dizaine d’année en principe. Votre expert comptable peut vous aider dans la préparation des archives à conserver.

Il y a également des registres nécessaires pour le personnel, nous les détaillerons dans un autre article.

Facturons, facturons mais dans les règles

Facturons, facturons mais dans les règles

Facturer. L’acte indispensable pour faire rentrer de l’argent dans les caisses. La chose peut paraitre simple mais gare. Certaines règles sont à suivre. Notamment en matière de TVA et d’inscriptions obligatoires.

Pour éviter les surprises désagréables (et couteuses), quelques règles simples sont rappelées ci-dessous, cet article est surtout dédié aux personnes préparant elle-même leurs factures.

Facturation comptable

Est-ce obligatoire ?

En un mot : la réponse est oui ( que ce soit pour des biens ou des services). Quelques règles de base :

  • Pour faire une facture, il faut avoir un numéro SIRET
  • Si vous êtes un particulier vous ne pouvez pas facturer mais vous devez faire des notes
  • Si vous êtes une profession libérale, vous faites alors des notes d’honoraires (qui sont comme des factures mais qui rentrent dans les déclarations DAS2. Aaah les DAS2 un autre bonheur déclaratif).

Quelles sont les règles de base à connaitre ?

Les règles sont nombreuses mais il y a quelques principes de bases à avoir en tête dont trois qui sont vraiment fondamentales :

  • Pouvoir remonter de la facture au service ou bien rendu
  • Pourvoir justifier de l’intégralité des factures émises, comptabilisées et déclarées.
  • Respecter les mentions obligatoires.

Globalement, lors d’un contrôle fiscal, l’inspecteur va chercher à valider la cohérence de votre activité (à partir d’indices tels que les achats, etc.) et des factures émises et comptabilisées (oui il cherche s’il y a du « black »). Donc deux choses sont nécessaires : pouvoir prouver que toutes les factures se suivent et sont comptabilisées et pouvoir faire le lien entre un service rendu (ou bien livré) et une facture.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Elles sont nombreuses, mais voici les plus importantes. De manière simplifiée, on peut dire : qui, à qui, pourquoi, combien (et à quel taux de TVA) et comment :

  • l’identité du professionnel et du client,
  • le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel, et du client lorsqu’il auto-liquide la TVA (opération réalisée à l’étranger),
  • la date d’émission de la facture,
  • le numéro de la facture,
  • la date de la vente ou de la prestation de services,
  • la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus,
  • les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération,
  • le taux de TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de service en cas de taux différents),
  • le montant total de la TVA,
  • le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC),
  • les conditions de règlement,
  • les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
  • le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement,
  • le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.

Comment numéroter ses factures ?

En gros, deux maitres mots : séquentialité et continuité.

  • Vous pouvez définir vos chronos comme vous le voulez (unique, par type de client, etc.) et avec un format de type Journal-Index
  • Par contre la numérotation pour chaque chrono doit être unique, continue et sans trou pour l’exercice.

Il faut faire attention, s’il y a des trous l’inspecteur peut rejeter la comptabilité. Il faut donc proscrire les compteurs remis à 0 tous les mois ou pire tous les jours. Donc normalement vos factures doivent être émises chronologiquement en cohérence avec leur numérotation.

Si vous faites une erreur et que la facture est envoyée faite un avoir et une nouvelle facture. Si en cas de contrôle l’inspecteur trouve plusieurs factures avec des montants différents il pourrait penser à une double comptabilité (mais oui ça arrive). Avec également le risque que vous fournisseurs passent plusieurs fois la même facture et déduisent plusieurs fois la TVA (oui votre facture sert à déduire la TVA pour vos prestataires).

Comment les envoyer et combien de temps les conserver

Vous pouvez les préparer manuellement sous Word mais envoyez les sous format PDF. Il est très nettement préférable de pouvoir tracer leur envoi. Pour ceci vous pouvez vous servir de plateforme de signature électronique qui permettent de sécuriser et marquer l’envoi (ce qui n’est pas le cas avec des envois par mail). Vous pouvez également vous servir d’un facturier (cahier prénuméroté mais c’est plutôt utilisé dans les ventes en boutiques).

Pour la conservation : 10 ans pour respecter l’ensemble des demandes (code commerce et règle fiscale).

Comment mieux gérer sa trésorerie

Comment mieux gérer sa trésorerie

J’avais promis deux articles. Un pour expliquer la trésorerie l’autre pour expliquer comment la gérer. Bon je vous l’annonce pas de baguette magique (sinon je serai parti aux bahamas) et quelques conseils hélas pénibles à mettre en œuvre (mais l’expert-comptable à Nice, professionnel austère aime les conseils austères). C’est aussi ce que j’ai vu de mon expérience professionnelle et des clients accompagnés.

Gérer sa trésorerie

Planifier

C’est sans doute le plus important.

  • Faire un budget
  • Planifier sa trésorerie
  • Suivre le réalisé / planifié

Faire un budget

  • Un point important : il n’est pas nécessaire d’être exact à l’euro prêt. L’important est de balayer large et traiter toutes les grandes catégories de dépenses. Le plus simple est de partir du compte de résultat de l’an dernier. Mais faites un budget des dépenses et des recettes. Ce budget vous servira pour planifier votre trésorerie.
  • Par contre anticipez si vous avez des effets de saisonnalité importants (par exemple la majeure partir de votre activité se fait en été).

Planifier la trésorerie

  • En partant de votre budget. Vous pouvez répartir en premier instance vos dépenses sur 12 mois (ou en corrigeant de la saisonnalité) et en décalant les paiements au mois suivant. De même pour vos recettes en décalant les encaissements d’un mois.
  • Pensez à intégrer les éléments complémentaires type investissement, etc.
  • Vous arriverez ainsi à une trésorerie prévisionnelle

Suivre le réalisé / planifié

  • Idéalement tous les trimestres ? (oui ca n’est pas simple). Ca va nécessiter que votre comptable vous fasse un suivi périodique. En jouant un peu avec excel vous pouvez au moins rapatrier les dépenses et recettes comptabilisés et comparez au budget. Vous pourrez ainsi établir une trésorerie corrigée et la comparez à votre trésorerie réelle.
  • Il y a des outils qui vous permettront de faire un suivi. Et croyez moi ils valent l’investissement temps et argent demandé.

Gérer sa trésorerie

De manière simple : quand votre trésorerie ne reflète pas votre activité et la santé que vous pensez avoir il faut regarder du coté des délais fournisseurs et clients. Si votre trésorerie s’est dégradée alors que votre activité est bonne, il y a quelques pistes à suivre

  • Dégradation des délais clients : ils vous payent plus tard. Dans ce cas il faut prendre son téléphone et faire comme les enfants (pleurer et réclamer ca marche assez bien)
  • Dégradation des délais fournisseurs : c’est plus rare. Le plus souvent il va s’agir de dépenses qui n’avaient pas été anticipées.

Un point important : dans le suivi de vos dépenses, faites attention à toutes les petites dépenses et les prélèvements. J’avais indiqué dans un article que souvent les budgets dépenses étaient dépassés. Ils ne sont pas dépassés le plus souvent par une grosse dépense oubliée mais par une multitude de petites dépenses et prélèvements qui finissent par représenter des sommes conséquentes en fin d’exercice.

Si vous anticipez une dégradation à venir, allez voir votre banquier. Et allez le voir avec tous ces supports. Ca va le rassurer et facilitera l’obtention de facilité de caisse ou des concours bancaires.

Faites des réserves

Une chose apprise de cette période COVID. L’importance de pouvoir résister aux chocs. Quelques éléments à avoir en tête :

  • Ayez des réserves qui vous permettent de tenir 6 mois sans rentrée de recettes (bref on suspend ventes et encaissement). En gros vous devez pouvoir supporter 6 mois de charges fixes (loyers, salaires, etc.). Ouvrez un compte bloqué que vous alimenterez progressivement (un peu comme un emprunt à l’envers). Comme il est bloqué ca évite la solution de facilité de taper dedans (et ca mettra votre banquier de bonne humeur)
  • Négociez avec votre banquier des facilités de caisse quand tout va bien. Le banquier veut bien vous prêter son parapluie quand il fait beau. Prenez-le ca vous servira quand il pleuvra.

De manière globale, il faut faire très attention aux businesses avec de grosses charges fixes qui nécessitent un gros chiffre d’affaire pour continuer. En cas de problèmes ce sont les premiers à partir. Par exemple c’était le cas de restaurants qui venaient de se monter et avaient beaucoup emprunté pour mettre en place les installations et qui avaient besoin de forte recettes pour faire face aux mensualités des emprunts. La crise les a terrassés. L’important est que vous puissiez ajuster vos dépenses à vos recettes.