Charge, but within the rules

Facturer. L’acte indispensable pour faire rentrer de l’argent dans les caisses. La chose peut paraitre simple mais gare. Certaines règles sont à suivre. Notamment en matière de TVA et d’inscriptions obligatoires.

Pour éviter les surprises désagréables (et couteuses), quelques règles simples sont rappelées ci-dessous, cet article est surtout dédié aux personnes préparant elle-même leurs factures.

Est-ce obligatoire ?

En un mot : la réponse est oui ( que ce soit pour des biens ou des services). Quelques règles de base :

• Pour faire une facture, il faut avoir un numéro SIRET
• Si vous êtes un particulier vous ne pouvez pas facturer mais vous devez faire des notes
• Si vous êtes une profession libérale, vous faites alors des notes d’honoraires (qui sont comme des factures mais qui rentrent dans les déclarations DAS2. Aaah les DAS2 un autre bonheur déclaratif).

Quelles sont les règles de base à connaitre ?

Les règles sont nombreuses mais il y a quelques principes de bases à avoir en tête dont trois qui sont vraiment fondamentales :

• Pouvoir remonter de la facture au service ou bien rendu
• Pourvoir justifier de l’intégralité des factures émises, comptabilisées et déclarées.
• Respecter les mentions obligatoires.

Globalement, lors d’un contrôle fiscal, l’inspecteur va chercher à valider la cohérence de votre activité (à partir d’indices tels que les achats, etc.) et des factures émises et comptabilisées (oui il cherche s’il y a du « black »). Donc deux choses sont nécessaires : pouvoir prouver que toutes les factures se suivent et sont comptabilisées et pouvoir faire le lien entre un service rendu (ou bien livré) et une facture.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Elles sont nombreuses, mais voici les plus importantes. De manière simplifiée, on peut dire : qui, à qui, pourquoi, combien (et à quel taux de TVA) et comment :

• l’identité du professionnel et du client,
• le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel, et du client lorsqu’il auto-liquide la TVA (opération réalisée à l’étranger),
• la date d’émission de la facture,
• le numéro de la facture,
• la date de la vente ou de la prestation de services,
• la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus,
• les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération,
• le taux de TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de service en cas de taux différents),
• le montant total de la TVA,
• le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC),
• les conditions de règlement,
• les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
• le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement,
• le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.

Comment numéroter ses factures ?

En gros, deux maitres mots : séquentialité et continuité.

• Vous pouvez définir vos chronos comme vous le voulez (unique, par type de client, etc.) et avec un format de type Journal-Index
• Par contre la numérotation pour chaque chrono doit être unique, continue et sans trou pour l’exercice.

Il faut faire attention, s’il y a des trous l’inspecteur peut rejeter la comptabilité. Il faut donc proscrire les compteurs remis à 0 tous les mois ou pire tous les jours. Donc normalement vos factures doivent être émises chronologiquement en cohérence avec leur numérotation.

Si vous faites une erreur et que la facture est envoyée faite un avoir et une nouvelle facture. Si en cas de contrôle l’inspecteur trouve plusieurs factures avec des montants différents il pourrait penser à une double comptabilité (mais oui ça arrive). Avec également le risque que vous fournisseurs passent plusieurs fois la même facture et déduisent plusieurs fois la TVA (oui votre facture sert à déduire la TVA pour vos prestataires).

Comment les envoyer et combien de temps les conserver

Vous pouvez les préparer manuellement sous Word mais envoyez les sous format PDF. Il est très nettement préférable de pouvoir tracer leur envoi. Pour ceci vous pouvez vous servir de plateforme de signature électronique qui permettent de sécuriser et marquer l’envoi (ce qui n’est pas le cas avec des envois par mail). Vous pouvez également vous servir d’un facturier (cahier prénuméroté mais c’est plutôt utilisé dans les ventes en boutiques).

Pour la conservation : 10 ans pour respecter l’ensemble des demandes (code commerce et règle fiscale).