Executive travel expenses

Sujet de bonheur pour l’administration fiscale (qui refuse la déductibilité) et l’URSSAF (qui les traite comme de la rémunération avec des charges sociales), c’est à traiter avec attention.

Le principe : oui les frais de déplacement peuvent être remboursés par l’entreprise. Mais attention la frontière avec des compléments de salaire est poreuse. Et c’est là que les problèmes car on passe très vite (mais alors très très vite) de l’un à l’autre. Eunomia Audit, votre expert comptable sur Paris et sur Nice, vous aide à traiter ces éléments.

Aux yeux de l’administration, vous rembourser les déplacement « inhabituels » oui. Vous octroyer un complément de salaire non (enfin oui mais avec les charges). Et bien sur ca varie en fonction du type de l’entreprise (vous pensiez pas qu’on allait faire simple).

 

Quels sont les principes ?

On peut retenir 3 grands principes :

  • Les frais ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise,
  • Les frais sont appuyés d’un justificatif (facture, note de frais, …),
  • Le remboursement s’effectue à l’euro près. (Les frais remboursés sous forme d’un forfait sont imposables).

N’hésitez pas à approcher Eunomia Audit, votre expert comptable sur Nice et sur Paris, vous accompagne sur le traitement.

 

Les frais de déplacement de l’entrepreneur individuel

Qu’il perçoive des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou non commerciaux (BNC), le dirigeant d’une entreprise individuelle peut déduire de son résultat imposable les dépenses liées à son activité professionnelle, réglées sur la trésorerie de l’entreprise ou sur ses fonds personnels.

 

1) Frais de transport domicile/travail

Sont toujours déductibles les frais correspondant à la distance séparant le domicile et le lieu de travail à concurrence des 40 premiers kilomètres. La déduction du surplus est accordée, si la preuve de circonstances particulières liées à l’emploi ou à des contraintes familiales ou sociales est rapportée : raisons de santé, écarts de coût du logement…

 

2) Déplacements professionnels des libéraux (BNC)

Les frais liés aux autres déplacements professionnels de l’entrepreneur titulaire de BNC sont, en principe, déductibles pour leur montant réel. Le fisc admet toutefois certaines évaluations forfaitaires.

 

a) Véhicule appartenant à l’entrepreneur

Même si le véhicule est conservé dans le patrimoine privé de l’entrepreneur, le fisc admet que les frais de voiture particulière et de deux-roues, utilisés à usage mixte (le véhicule ne peut donc être un utilitaire) soient déduits, proportionnellement à l’usage professionnel, en les évaluant à partir du barème kilométrique annuel.

 

b) Véhicule loué ou en crédit-bail

Le professionnel libéral ne peut opter pour une évaluation basée sur le barème kilométrique qu’en renonçant à déduire les loyers de son résultat fiscal. A défaut, les frais sont évalués à leur valeur réelle, sauf les frais de carburant qui peuvent être évalués à partir du barème « Frais de carburant » officiel.

 

3) Déplacements professionnels des titulaires de BIC

Artisans, industriels et commerçants ne peuvent pas utiliser le barème kilométrique pour se faire rembourser leurs frais, ceux-ci doivent être remboursés sur la base des frais réels. En revanche, s’ils optent pour une comptabilité super-simplifiée, ils peuvent évaluer de façon forfaitaire à partir du barème officiel les frais de carburant consommé lors de déplacements professionnels avec un véhicule à usage mixte. Les autres frais sont retenus pour leur montant réel.

Eunomia Audit, expert comptable sur Nice et sur Paris accompagne l’entrepreneur individuel dans le traitement des frais de déplacement.

 

B. du gérant de SARL

Le gérant qu’il soit minoritaire ou majoritaire peut utiliser un véhicule de fonction ou son véhicule personnel.

 

1) Véhicule de fonction

Lorsqu’un dirigeant utilise un véhicule mis à sa disposition par sa société (dont elle est ou non propriétaire), les dépenses liées à son usage professionnel sont directement supportées par l’entreprise et déductibles de son résultat. Néanmoins, les amortissements de véhicules de sociétés ne sont déductibles qu’en partie.

Le dirigeant a la possibilité d’utiliser aussi le véhicule à titre privé, il bénéficie alors d’un avantage en nature imposable et soumis à cotisations.

 

2) Véhicule personnel et remboursements de frais

Si le dirigeant utilise son véhicule pour ses déplacements professionnels, la société doit lui rembourser ses frais qui seront déductibles du résultat imposable de l’entreprise. Les frais peuvent être remboursés au réel ou selon le barème d’indemnité kilométrique.

 

3) Impact sur l’imposition personnelle du dirigeant

Pour le calcul de l’IR du dirigeant, l’ensemble de ses frais professionnels fait l’objet :

  • soit d’une déduction forfaitaire de 10%. ;
  • soit de la déduction des frais réels.

L’utilisation d’un barème ne dispense pas le dirigeant de justifier la réalité de ses déplacements professionnels.

De plus, si le dirigeant opte pour la déduction fiscale de ses frais réels, les sommes qui lui sont versées à titre de remboursement doivent être déclarées et soumises à l’impôt sur le revenu.

Eunomia Audit, expert comptable sur Nice et sur Paris, accompagne les SARL.

 

C. du président de SAS

C’est assez semblable au dirigeant de SARL. Les dirigeants de SAS utilisant leur voiture personnelle pour des missions professionnelles peuvent se faire rembourser les frais de déplacement sur le réel ou en fonction des kilomètres parcourus. Les remboursements kilométriques prennent en compte le carburant consommé, les primes d’assurances ainsi que l’entretien courant. Si le président du SAS est propriétaire du véhicule, il peut également inclure dans les frais kilométriques les frais de location ou de crédit-bail.

Il est à noter que les kilomètres à retenir sont ceux qui ont été effectués dans le cadre d’un déplacement professionnel, à condition de pouvoir les justifier, ainsi que ceux parcourus pour se rendre de son domicile vers le lieu de travail. Ces derniers ne sont toutefois admis que dans la mesure où il ne fait qu’un seul aller-retour par jour (dans la limite de Km).

Eunomia Audit, expert comptable sur Nice et Paris, assiste les SAS et leur dirigeant dans le traitement des frais.