Cet article n’a pas vocation bien sûr à être un cours sur la comptabilité. Mais plutôt à donner quelques « trucs et astuces» indispensables pour bien tenir sa comptabilité. « Trucs » appliqués dans les cabinets mais qui seront utiles pour les entreprises (ou entrepreneurs) qui veulent tenir eux mêmes leur comptabilité. Quel que soit l’outil comptable que vous utilisez, la comptabilité est avant tout une discipline austère appliquée chaque jour (oui c’est une explication sur le profil des gens qui l’exercent !). En tant qu’expert comptable sur Nice, Eunomia Audi vous donne quelques règles simples indispensables pour bien tenir sa comptabilité.
Si vous n’avez pas rebroussé chemin dans la lecture de cet article, c’est que vous tenez vous-même votre comptabilité, par exemple parce que vous n’avez qu’une mission de révision avec un expert-comptable ou que vous passez par cet expert uniquement en ligne. Les conseils ci-dessous sont basés sur une expérience tant comme expert-comptable que comme responsable de production comptable en entreprise.
La tenue des comptes doit se faire tous les mois. Saisissez vos pièces et intégrez vos écritures bancaires. Faites vos lettrages et identifiez les pièces manquantes. Evitez les chocs de fin d’année. Il est alors impossible de retrouver les éléments manquants. Un montant sur un compte bancaire sans pièce justificative est très difficile à retrouver 1 an plus tard. Alors qu’une ou deux semaines après c’est une autre histoire…plus amusante.
90% des problèmes qui apparaissent n’ont pas été vus plus tôt à cause de lettrage incorrect (l’exemple type : lettrer un règlement fournisseur avec une facture ultérieure, c’est en général le signe d’une facture manquante). Tous les comptes de bilan doivent être lettrés (d’une façon ou d’une autre). De manière simplifiée : si vous n’êtes pas capable d’expliquer le solde d’un compte, vous avez un problème, et il est toujours dû à un compte non lettré. Evitez les comptes de bilan avec des écritures qui s’amoncellent…
C’est une consœur qui me l’a fait remarquer il y a peu. Le plus important dans une écriture c’est le libellé. Avec son tryptique d’or : quoi / quand / avec qui. En lisant le libellé on doit savoir de quelle pièce il s’agit. Si les libellés sont corrects, les révisions comptables sont facilitées. Il est alors très facile d’identifier des écritures manquantes ou mal comptabilisées. Vous prenez un peu plus de temps à la saisie mais vous vous y retrouvez à coup sûr.
Une écriture, une pièce. Les comptables sont des gens simples avec des règles simples. Enregistrez toujours une pièce justificative avec l’écriture comptable. Toujours. Tout le temps. Sans exception. En particulier pour les écritures de correction, réallocation etc. Documentez pourquoi l’écriture et d’où viennent les montants. 1 ou 2 ans après, il est impossible de reconstituer ou d’expliquer ces montants. En tant que responsable des comptes, vous devez les justifier. Et les problèmes viennent plus souvent d’écritures d’OD passées sans aucune explication que d’une facture manquante. Une écriture, une pièce. Faites-en un mantra.
Vous pouvez également dématérialiser les pièces, mais attention des contraintes techniques existent pour que cela soit acceptable. Scanner en PDF n’est pas suffisant. Le principe des journaux et numéro de pièce n’est pas autre chose qu’un système de rangement. De manière simple : un journal comptable = un classeur. Rangez les pièces dans vos classeurs en suivant les numéros de pièces. Une pièce doit être scannée, comptabilisée et tamponnée (avec le numéro comptable correspondant) avant d’être rangée dans le classeur. Faites des blocs mensuels correspondant à votre rythme de saisie (cf pont 1).
De manière simple, la principale contrainte pour tenir une comptabilité n’est pas l’aspect technique. Il faut prendre le temps et avoir la discipline nécessaire pour tenir une comptabilité propre. Si vous laissez glisser les choses, nul ne vous rattrapera. Et les comptabilités en jachère sont difficilement rattrapables. L’un des rôles clés de l’expert-comptable, c’est cet accompagnement au jour le jour. Un bon expert-comptable, au-delà de tous les outils qu’il met à disposition, est quelqu’un qui avant tout vient vous réclamer régulièrement les pièces manquantes (ou qui va les chercher lui-même si nécessaire en fonction du service apporté). C’est agaçant (mais la profession n’a pas bonne réputation hélas) mais indispensable pour une tenue rigoureuse…
Eunomia est une société d’expertise et de commissariat aux comptes couvrant l’ensemble des besoins : Expertise-comptable; commissariat; Conseil et accompagnement; Création et même expertise judiciaire.
Je suis expert-comptable et j’ai passé la plupart de mon expérience professionnelle dans le domaine financier et comptable. Mais j’ai aussi passé 15 ans en entreprise dans des postes de contrôle comptable et financier, en tant que client et utilisateur (de l’autre côté du miroir), dans des postes nécessitant de coordonner des intervenants différents et également de gérer des autorités de contrôle.
Ce parcours m’a permis de mieux comprendre l’importances des différents points clés cités ci-dessus.
Notre approche est de vous offrir un accompagnement permanent, de suivre votre dossier au jour le jour et passer autant de temps dessus qu’il le faudra pour la satisfaction de tous.