La comptabilité est là pour éclairer les évènements comptables et financiers rencontrés par l’entreprise d’une période à l’autre. La qualité de l’information est cependant dépendante de comment elle est transmise et comment elle est intégrée. L’information est elle correcte, détaillée et durable. Pourrez vous la retrouver et la comprendre plus tard (par exemple dans le cadre d’un contrôle fiscal)
Ce sont ces problématiques que les travaux autour du reporting et de l‘intégration viennent résoudre.
Les entreprises sont parfois amenées à affronter des difficultés d’intégration et documentation comptable. On peut définir deux grands types de problématiques :
L’intégration d’un système amont en comptabilité : par exemple un système de suivi de projets, ou de valorisation des stocks (cas typique des banques).
Les retraitements et les reportings. Certains processus ou comptes nécessitent un traitement et une documentation spécifique : par exemple une immobilisation en cours de développement. Il peut s’agir également de reportings spécifiques à mettre en place pour des tiers : par exemple un reporting des comptes en norme étrangère pour la maison mère ou les reportings des banques sur les comptes clients.
Quelques exemples rencontrés qui nécessitent travailler sur le reporting et l’intégration comptable :
Dans tous les cas, il y a une nécessité pour l’entreprise soit de documenter un état (qu’il soit maintenu manuellement ou extrait d’un système) et le réconcilier par rapport à une entrée comptable. Cet état devra ensuite pouvoir être suivi d’une période à l’autre.
En regardant avec un peu de recul la problématique de fond reste la même : il s’agit de définir, documenter et maintenir une piste d’audit. Il y a quelques étapes clés qui sont indispensables :
Ainsi par exemple pour une entreprise du service numérique qui travaille sur le développement pluriannuel d’un progiciel. Il lui faudra définir à l’avance les différents types de travaux et ceux pouvant faire l’objet d’immobilisation. Il lui faudra ainsi suivre les coûts se rapportant aux différents travaux, puis en fin d’exercice, extraire les écritures, identifier celles nécessaires, calculer des pourcentages d’imputation, les consolider et passer les écritures correspondantes.
C’est hélas un art plus qu’une science. Si ces processus n’ont pas été analysés et définis, l’entreprise se retrouvera devant des chiffres sans avoir pu contrôler leur validité et sans pouvoir par la suite les expliquer et les contrôler. Par exemple lors d’un contrôle fiscal, pour d’ailleurs le plus grand plaisir de l’administration qui va le faire pour l’entreprise, à la hache, et pas en sa faveur… Un maitre mot : il ne faut ne pas chercher à faire complexe ou détaillé. Cherchez à faire simple, contrôlable et durable.
Il y a trois éléments d’analyse à remplir :
Enfin un point clé, qui est issu du risque opérationnel : globalement un process non contrôlé est un process qui dérive à un moment ou un autre. Tout process doit comprendre quelques points clés : vérifier la présence de fichiers ou reporting, contrôler certains totaux de contrôles. Sans ces contrôles à posteriori, aucun process ne tient longtemps. La grande force des banques dans ces domaines tient à la qualité des contrôles qu’elles ont mis en place sur tous leur chaine de traitements (qui sont nombreuses et complexes dans leur secteur).
Quelques facteurs clés (pour ne pas dire « trucs ») à avoir en tête :
Un fichier Excel ne devrait contenir que des fichiers de données et des formules de retraitements.
Quand vous mettez en place une interface entre deux systèmes (qu’elle soit automatique et manuelle)
Eunomia est une société d’expertise et de commissariat aux comptes couvrant l’ensemble des besoins : expertise comptable ; commissariat ; Conseil et accompagnement ; Création et même expertise judiciaire.
Nicolas Inglesakis à une réelle expertise sur ce sujet :
Après une formation d’ingénieur ; il a travaillé plusieurs années en informatique en entreprise de service numérique (qui s’appelaient SSII à l’époque). Cette expérience comprend des postes de développeurs, chefs de projets et auditeur informatique (il a passé la certification d’auditeur informatique CISA)
Il a travaillé pendant 10 ans en banque sur des positions de contrôle financier et de reporting. D’abord comme contrôleur en charge de contrôler et retraiter des chaines comptables (calculs de positions et de résultat). Il a également encadré des équipes et longuement travaillé sur des problématiques de risque opérationnel et de suivi des demandes des autorités de contrôle et des auditeurs financiers.
De ce parcours il a pu développer une expertise sur les systèmes d’information (et les tableurs type Excel) et les processus (définition, implémentation)
Notre proposition est ici de définir avec vous des processus et des reportings qui seront :
Notre valeur ajoutée n’est pas seulement de vous aider à mettre en place les interfaces et retraitement mais surtout de vous proposer des processus fiables, documentés et avec les étapes de contrôle nécessaires pour vous assurer que les choses ne dérivent pas.
Via nos offres de développements et pilotage nous pouvons travailler avec vous pour résoudre les problématiques que vous rencontrez :
Assistance à la définition, mise en place et documentation d’une interface vers la comptabilité
Assistance à la mise en place de retraitement et de reporting
Assistance à la mise en place d’une comptabilité analytique
Revue et optimisation des procédures comptables
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