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Offre Reporting et Process Comptable

By 29 mai 2020No Comments

Reporting et intégration comptable

La comptabilité est là pour éclairer les évènements comptables et financiers rencontrés par l’entreprise d’une période à l’autre. La qualité de l’information est cependant dépendante de comment elle est transmise et comment elle est intégrée. L’information est elle correcte, détaillée et durable. Pourrez vous la retrouver et la comprendre plus tard (par exemple dans le cadre d’un contrôle fiscal)
Ce sont ces problématiques que les travaux autour du reporting et de l‘intégration viennent résoudre.

Contexte

Les entreprises sont parfois amenées à affronter des difficultés d’intégration et documentation comptable. On peut définir deux grands types de problématiques :
L’intégration d’un système amont en comptabilité : par exemple un système de suivi de projets, ou de valorisation des stocks (cas typique des banques).
Les retraitements et les reportings. Certains processus ou comptes nécessitent un traitement et une documentation spécifique : par exemple une immobilisation en cours de développement. Il peut s’agir également de reportings spécifiques à mettre en place pour des tiers : par exemple un reporting des comptes en norme étrangère pour la maison mère ou les reportings des banques sur les comptes clients.
Quelques exemples rencontrés qui nécessitent travailler sur le reporting et l’intégration comptable :

  • Port devant maintenir la comptabilisation et la réconciliation de l’activité des actionnaires, activité suivie sur un système séparé.
  • Banque devant consolider et comptabiliser la valorisation des instruments financiers dans ses livres
  • Suivi des couts de développement d’un logiciel de gestion pour une entreprise de services numériques
  • Association sportive devant suivre un ensemble conséquent de dépenses (loyers, charges, déplacements, etc.) pour les suivre contre des budgets et faire un reporting aux autorités
  • Société de promotion immobilière qui doit pouvoir détailler les comptes et dépenses par chantier et les suivre sur la durée et procéder aux retraitements comptables correspondants
  • Suivi de la TVA pour une société devant gérer différents secteurs

Dans tous les cas, il y a une nécessité pour l’entreprise soit de documenter un état (qu’il soit maintenu manuellement ou extrait d’un système) et le réconcilier par rapport à une entrée comptable. Cet état devra ensuite pouvoir être suivi d’une période à l’autre.

Approche

En regardant avec un peu de recul la problématique de fond reste la même : il s’agit de définir, documenter et maintenir une piste d’audit. Il y a quelques étapes clés qui sont indispensables :

  • Être clair sur la finalité du processus : s’agit-il de suivre le détail d’un poste ? De documenter un retraitement comptable ou fiscal (par exemple les frais commerciaux sur les appartements) ? De pouvoir agréger des informations contenues dans différents postes (pour valoriser des stocks, ou faire un rapprochement budget / réel)
  • Identifier les éléments nécessaires : quelles sont les informations, où sont-elles stockées (dans un fichier Excel géré manuellement ou dans un système séparé) et comment relier ces éléments aux pièces justificatives. Par exemple pour un promoteur immobilier il faut ainsi gérer les différents coûts imputant les stocks gérer le rapprochement avec les factures originales
  • Identifier si des traitements intermédiaires sont nécessaires (par exemple une consolidation ou un retraitement avant la comptabilisation) et comment ils seront faits.
  • Documenter l’ensemble de la chaine de traitement depuis les éléments sources aux écritures comptables ou fiscales finales.

Ainsi par exemple pour une entreprise du service numérique qui travaille sur le développement pluriannuel d’un progiciel. Il lui faudra définir à l’avance les différents types de travaux et ceux pouvant faire l’objet d’immobilisation. Il lui faudra ainsi suivre les coûts se rapportant aux différents travaux, puis en fin d’exercice, extraire les écritures, identifier celles nécessaires, calculer des pourcentages d’imputation, les consolider et passer les écritures correspondantes.

Facteurs clés de succès

C’est hélas un art plus qu’une science. Si ces processus n’ont pas été analysés et définis, l’entreprise se retrouvera devant des chiffres sans avoir pu contrôler leur validité et sans pouvoir par la suite les expliquer et les contrôler. Par exemple lors d’un contrôle fiscal, pour d’ailleurs le plus grand plaisir de l’administration qui va le faire pour l’entreprise, à la hache, et pas en sa faveur… Un maitre mot : il ne faut ne pas chercher à faire complexe ou détaillé. Cherchez à faire simple, contrôlable et durable.
Il y a trois éléments d’analyse à remplir :

  • L’information doit être détaillée. De manière globale, ne cherchez pas à répliquer l’information entre deux systèmes, le plus souvent cela finit par produire des incohérences. Par contre il ne faut pas perdre d’information d’un système à l’autre.
  • L’information doit être correcte. Nous parlons ici de contrôle à mettre en place. Comment peut on s’assurer que l’interface entre un système amont et la comptabilité fonctionne correctement. Si un retraitement doit être fait manuellement, par exemple sur Excel, comment s’assurer que le retraitement n’est pas faux.
  • L’information doit être durable. C’est le point le plus souvent négligé. Vous aurez souvent besoin de pouvoir revenir sur un retraitement plus tard. Quand plus personne ne sera là. Un maitre mot : documentation. Documentez les process, plus important encore, documentez les retraitements et les feuilles utilisés.

Enfin un point clé, qui est issu du risque opérationnel : globalement un process non contrôlé est un process qui dérive à un moment ou un autre. Tout process doit comprendre quelques points clés : vérifier la présence de fichiers ou reporting, contrôler certains totaux de contrôles. Sans ces contrôles à posteriori, aucun process ne tient longtemps. La grande force des banques dans ces domaines tient à la qualité des contrôles qu’elles ont mis en place sur tous leur chaine de traitements (qui sont nombreuses et complexes dans leur secteur).
Quelques facteurs clés (pour ne pas dire « trucs ») à avoir en tête :

Un fichier Excel ne devrait contenir que des fichiers de données et des formules de retraitements.

  • Notez la source des données utilisées. Et ne les modifiez pas directement.
  • Faites vos calculs sous forme de formules. Il sera ainsi possible à une personne après vous de comprendre ce qui a été fait.
  • Identifiez les données utilisées pour des calculs (via des formules ou des flags). Rien de plus terrible que de voir un total partiel sur un fichier sans savoir quelles lignes ont été utilisées.
  • Prévoyez toujours des contrôles sur votre feuille de travail. S’il n’est pas possible de garantir qu’un calcul est juste, il est souvent possible de définir des alarmes
  • Sauvez toujours une version de votre fichier à l’issue des travaux et protégez-la en écriture ?
  • Documentez l’utilisation du système (oui j’insiste).

Quand vous mettez en place une interface entre deux systèmes (qu’elle soit automatique et manuelle)

  • Conservez toujours un exemplaire des données transmises
  • Le système cible devrait toujours émettre un compte rendu de traitement pour indiquer des erreurs ou valider une correcte intégration
  • Une interface devrait toujours prévoir des totaux de contrôles entre les deux systèmes permettant de garantir l’exhaustivité des informations transmises et traitées.

L’entreprise Eunomia Audit

Eunomia est une société d’expertise et de commissariat aux comptes couvrant l’ensemble des besoins : expertise comptable ; commissariat ; Conseil et accompagnement ; Création et même expertise judiciaire.
Nicolas Inglesakis à une réelle expertise sur ce sujet :
Après une formation d’ingénieur ; il a travaillé plusieurs années en informatique en entreprise de service numérique (qui s’appelaient SSII à l’époque). Cette expérience comprend des postes de développeurs, chefs de projets et auditeur informatique (il a passé la certification d’auditeur informatique CISA)
Il a travaillé pendant 10 ans en banque sur des positions de contrôle financier et de reporting. D’abord comme contrôleur en charge de contrôler et retraiter des chaines comptables (calculs de positions et de résultat). Il a également encadré des équipes et longuement travaillé sur des problématiques de risque opérationnel et de suivi des demandes des autorités de contrôle et des auditeurs financiers.
De ce parcours il a pu développer une expertise sur les systèmes d’information (et les tableurs type Excel) et les processus (définition, implémentation)

Notre proposition est ici de définir avec vous des processus et des reportings qui seront :

  • Corrects
  • Fiables
  • Contrôlables
  • Durables

Notre valeur ajoutée n’est pas seulement de vous aider à mettre en place les interfaces et retraitement mais surtout de vous proposer des processus fiables, documentés et avec les étapes de contrôle nécessaires pour vous assurer que les choses ne dérivent pas.

L’offre

Via nos offres de développements et pilotage nous pouvons travailler avec vous pour résoudre les problématiques que vous rencontrez :

Assistance à la définition, mise en place et documentation d’une interface vers la comptabilité

Assistance à la mise en place de retraitement et de reporting

  • Mise en place d’un retraitement comptable ou fiscal
  • Reporting vers des tiers (maison mère, autorité de contrôle

Assistance à la mise en place d’une comptabilité analytique

Revue et optimisation des procédures comptables

  • Utilisation des nouveaux moyens informatiques (dématérialisation, intégration bancaire)
  • Sécurisation de processus type clients, trésorerie, etc.