Produisons les fichiers des écritures comptables (FEC)

Le fichier des écritures comptables (FEC) c’est un fichier qui doit être mis à la disposition de l’administration fiscale en cas de contrôle. C’est un outil qui nécessaire pour le contrôle fiscal informatisé (arrêté du 29/07/2013) et qui obligatoire depuis le 1er janvier 2014.

fichier des écritures comptables

À quoi ca sert?

Il sert de référence pour les données comptables. Il permet de lutter contre la fraude fiscale. La génération de ce fichier permet de garantir l’intangibilité des données de comptabilité, selon le principe de la permanence de la preuve.

Ainsi, le FEC est obtenu à partir de l’export des écritures comptables validées. Une fois edité, les écritures pour l’exercice ne sont plus modifiables. Mais ça n’est pas tout : il est aussi l’assurance d’avoir une comptabilité conforme ! Le FEC est le reflet de votre comptabilité. Aussi, un FEC sans erreur ou incohérence garantit une comptabilité bien gérée. Vous serez sûr de piloter votre entreprise à partir de chiffres exacts.

Dois le faire même si je n’ai pas de contrôle fiscal en vue ?

Tout simplement oui. De plus, le FEC doit être conforme lors de sa mise à disposition auprès du contrôleur fiscal. Il est donc plus prudent de vous assurer de sa conformité avant plutôt que pendant le contrôle fiscal, moment où vous aurez de nombreuses autres procédures à mettre en place.

De plus il est obligatoire de le sortir en même temps que la liasse fiscale. L’administration peut refuser un fichier généré (qui signifie que votre comptabilité est alors figée).

Quel impact a ce fichier sur ma comptabilité ?

Le FEC, tout comme l’ensemble des nouvelles règlementations mises en place récemment, impacte la comptabilité mais aussi indirectement la gestion commerciale. Cependant, le traitement et la génération du fichier sont pris en charge par le logiciel de gestion et pour l’utilisateur, l’impact est quasi nul.

Le FEC sous-entend de garder une trace de toute la gestion. Il faut donc pouvoir justifier de l’ensemble des documents commerciaux édités par l’entreprise.

Ce document regroupe des données qui serviront au vérificateur de comptabilité de :

  • Vérifier la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales
  • Optimiser le temps lors du contrôle
  • Automatiser les opérations de contrôle
  • Réaliser des contrôles plus efficaces
  • Détecter facilement les anomalies présentes dans la comptabilité d’une entreprise donnée

Le FEC est directement généré depuis le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Sinon dans le cas où l’entreprise externalise sa comptabilité, c’est l’expert-comptable à Paris en charge qui le fournit.

Comment le FEC est-il généré ?

Dans les logiciels de comptabilité EBP, le fichier est automatiquement édité en plus des archivages existants, au moment de la clôture. Il est donc théoriquement prêt à être fourni au contrôleur fiscal en cas de contrôle, s’il le demande. Attention, parfois, le contrôleur peut exiger que l’export soit réalisé avec lui, ce qui signifie que vous avez tout intérêt à avoir validé précédemment la conformité de son contenu et à avoir réalisé des tests.

Comment être sûr que le fichier généré est conforme ?

Pour vérifier que le fichier est bien généré « dans les règles de l’art », il existe un outil de test fourni par l’Administration et disponible sur le site des impôts, à l’adresse suivante :

http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec

Cet outil a vocation de prévenir et non guérir et signale les éventuelles erreurs.

Que contient le fichier des FEC

Le document fourni à l’administration fiscale doit comporter différents éléments retraçant la comptabilité de l’entreprise. Cet ensemble d’informations est prédéfini par Article L47 A. Parmi ces informations, on retrouve des éléments tels que les numéros de comptes généraux et auxiliaires, les libellés, les numéros de pièces, les montants au débit et au crédit… Au total ce sont les 18 informations listées ci-dessous qui doivent figurer sur ce fichier.

Le fichier doit comprendre les 18 informations suivantes :

  • Code journal de l’écriture comptable
  • Libellé journal de l’écriture comptable
  • Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
  • Date de comptabilisation de l’écriture comptable
  • Numéro de compte
  • Libellé de compte
  • Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
  • Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
  • Référence de la pièce justificative
  • Date de la pièce justificative
  • Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
  • Montant au débit
  • Montant au crédit
  • Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
  • Date de lettrage (à blanc si non utilisé)
  • Date de validation de l’écriture comptable
  • Montant en devise (à blanc si non utilisé)
  • Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)