La dématérialisation des documents et des factures. C’est comme la mort et les impôts : on n’y échappera pas alors autant les anticiper (remarquons l’optimisme radieux des experts comptables). De manière synthétique, le sujet est en discussion depuis un moment et la réglementation est en mouvement au niveau européen.
Les factures doivent maintenant être dématérialisée pour les marchés publics (vous avez peut-être entendu parler de la plateforme ChorusPro) et deviendra obligatoire pour 2025. Dans le cadre des échanges entre pays européens, c’est la réglementation du pays d’émission de la facture qui s’applique.
Depuis 2020 toutes les entreprises sont obligées d’accepter la facturation électronique.
3 Options sont possibles :
En fait tout entreprise doit avoir un document expliquant comment la facturation est gérée. Comment peut-on remonter d’une facture émise au bien (ou service correspondant) et inversement. En gros si l’inspecteur vous montre une facture, il doit pouvoir remonter toute la chaine correspondante commande client -> Livraison du bien -> Facture client). C’est ainsi pouvoir démontrer la réalité de la facture et de la prestation (ou du bien) livrée.
Je reçois une facture : que dois je faire pour la dématérialiser ? Hélas non ce n’est pas simplement la scanner (on peut appeler cette phase la numérisation). La question est en fait : quelles sont les contraintes pour qu’une numérisation deviennent de la dématérialisation ?
De manière globale vous avez tout intérêt à numériser les factures reçues, et si vous n’avez pas de problème de place, les stocker quelque part durant 10 ans (délai de conservation). La numérisation vous facilitera le traitement et offre une sécurité complémentaire si l’original se perd. Les plateformes de numérisations vous permettent également de conserver les documents numérisés.
Dans ce cas, il faut séparer la préparation de la facture (vous pouvez la faire sur Word ou utiliser un logiciel de facturation) de son émission. Dans tous les cas pensez à respecter les éléments indispensables et faites attention à respecter la numérotation des chronos (l’inspecteur fiscal n’aime pas les trous dans les séquences signe potentiel de facture « au black »).
Une fois le document préparé, elle va le sauvegarder et l’envoyer par courrier après impression ou envoyer le fichier (PDF ou pire Word) par mail. Si vous envoyer un PDF vous retombez sur le premier cas décrit pour les factures entrantes. Pour sécuriser le process (et passer au troisième cas) passez par une plateforme de signature électronique pour émettre le document au client. Ça permet de figer la facture envoyée avec une signature électronique. Ce n’est pas beaucoup plus contraignant qu’envoyer par mail et ça permet de répondre aux exigences de l’administration.
Je n’ai pas abordé dans cet article le traitement des fichiers structurés EDI. Dans tous les cas, la facturation électronique est un sujet à traiter. Les premières étapes décrites si dessus peuvent déjà être mises en place facilement et intégrées dans vos process de traitement. A terme les factures seront sans doute transmises sous forme de fichier et passeront par les centrales de facturations agissant entre les clients et les fournisseurs.
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