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Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

By 20 janvier 2021février 16th, 2021No Comments

Qu’est-ce que c’est

La dématérialisation des documents et des factures. C’est comme la mort et les impôts : on n’y échappera pas alors autant les anticiper (remarquons l’optimisme radieux des experts comptables). De manière synthétique, le sujet est en discussion depuis un moment et la réglementation est en mouvement au niveau européen.

dématérialisation facture nice
Les factures doivent maintenant être dématérialisée pour les marchés publics (vous avez peut-être entendu parler de la plateforme ChorusPro) et deviendra obligatoire pour 2025. Dans le cadre des échanges entre pays européens, c’est la réglementation du pays d’émission de la facture qui s’applique.
Depuis 2020 toutes les entreprises sont obligées d’accepter la facturation électronique.

3 Options sont possibles :

  • Documents PDF simples et avoir une piste d’audit fiable. Cette approche d’ailleurs concerne toutes les entreprises et les factures papiers ;
  • Les échanges EDI. C’est un échange direct de fichiers de données entre le client et le fournisseur ;
  • Document PDF signé électroniquement. La piste d’audit fiable n’est pas nécessaire mais le certificat doit être qualifié.

Qu’est que la piste d’audit fiable

En fait tout entreprise doit avoir un document expliquant comment la facturation est gérée. Comment peut-on remonter d’une facture émise au bien (ou service correspondant) et inversement. En gros si l’inspecteur vous montre une facture, il doit pouvoir remonter toute la chaine correspondante commande client -> Livraison du bien -> Facture client). C’est ainsi pouvoir démontrer la réalité de la facture et de la prestation (ou du bien) livrée.

Factures reçues : que faire

Je reçois une facture : que dois je faire pour la dématérialiser ? Hélas non ce n’est pas simplement la scanner (on peut appeler cette phase la numérisation). La question est en fait : quelles sont les contraintes pour qu’une numérisation deviennent de la dématérialisation ?

  • Copie couleur, en PDF (ou PDF A-3) et sans perte (bref le document électronique doit reproduire nettement la facture dans son ensemble – attention aux feuilles pliées ou aux numérisations trop faibles) ;
  • Pour que le PDF ait une signature électronique, il faut une solution technique spéciale ou passer par un prestataire externe qualifié (plateforme électronique vous permettant de mettre un tampon électronique. Par exemple les plateformes de signature électronique) ;
  • Les opérations doivent être documentées.

De manière globale vous avez tout intérêt à numériser les factures reçues, et si vous n’avez pas de problème de place, les stocker quelque part durant 10 ans (délai de conservation). La numérisation vous facilitera le traitement et offre une sécurité complémentaire si l’original se perd. Les plateformes de numérisations vous permettent également de conserver les documents numérisés.

Factures émises : que faire

Dans ce cas, il faut séparer la préparation de la facture (vous pouvez la faire sur Word ou utiliser un logiciel de facturation) de son émission. Dans tous les cas pensez à respecter les éléments indispensables et faites attention à respecter la numérotation des chronos (l’inspecteur fiscal n’aime pas les trous dans les séquences signe potentiel de facture « au black »).
Une fois le document préparé, elle va le sauvegarder et l’envoyer par courrier après impression ou envoyer le fichier (PDF ou pire Word) par mail. Si vous envoyer un PDF vous retombez sur le premier cas décrit pour les factures entrantes. Pour sécuriser le process (et passer au troisième cas) passez par une plateforme de signature électronique pour émettre le document au client. Ça permet de figer la facture envoyée avec une signature électronique. Ce n’est pas beaucoup plus contraignant qu’envoyer par mail et ça permet de répondre aux exigences de l’administration.

En conclusion

Je n’ai pas abordé dans cet article le traitement des fichiers structurés EDI. Dans tous les cas, la facturation électronique est un sujet à traiter. Les premières étapes décrites si dessus peuvent déjà être mises en place facilement et intégrées dans vos process de traitement. A terme les factures seront sans doute transmises sous forme de fichier et passeront par les centrales de facturations agissant entre les clients et les fournisseurs.